無断のドタキャン防止になるホームページの予約システム
今日は、無断のドタキャン防止になるホームページの予約システムをご紹介します。
飲食店や美容院、また病院などで困るのが無断の予約キャンセル。通称「ドタキャン」。
会社の場合でも打ち合わせ当日になっても無断でその場に現れないというのがありますが、これも「ドタキャン」です。
事前に日時と場所、担当者などを決めたにもかかわらず突然キャンセルするなんて...、なんとも迷惑です。
経済産業省の調べではドタキャン被害の額は飲食業だけでも年間2,000億円にもなるとか。
法律的には予約をした時点で契約は成立するらしいので損害賠償は請求できるそうですが、面倒なことは気が引けるというお店が多いのも事実。
そこで今日は、「ドタキャン」被害を極力防ぐ方法についてお話したいと思います。
【このブログを書いた人】
株式会社アクセスアップ／富井清和
1998年東京都千代田区でITベンチャーを起業。金融機関・放送局・大手電機メーカーを含む約1,500社にも及ぶWebシステム開発に携わる。 主にSEO対策を目的としたコンテンツ作りとページ構成を得意とする。
日頃の業務のかたわらで、船井総研との共同セミナー講師、東京税理士会や杉並区中小企業診断士会への技術研修。杉並区商工会議所や武蔵野青年会議所等でセミナー講師を務めホームページの集客方法について語っている。
予約システム導入事例
東京都練馬区にある打楽器レンタル修理販売をされている「株式会社プロフェッショナル パーカッション様」では、貸スタジオの予約に「予約システム」を導入されています。
>>株式会社プロフェッショナル パーカッション様のホームページ
予めスタジオと日時を設定しておけば、お客さんは複数あるスタジオから目当ての部屋を選び、日程→時間を選択すると仮の予約をすることができます。
その後、運営者である株式会社プロフェッショナル パーカッション様からお客さんの方へ連絡をすることで確定となり、ホームページ上からその時間は「×印（受付できない）」になるという仕組み。
このシステムは「RESERVA（レゼルバ）」とうサービスで、株式会社コントロールテクノロジー社が運営する予約だけの機能を持ったホームページです。
事前に専用管理画面で予約システムを作成し、後は既存のホームページに「予約はコチラ」のボタンを設置し、作った予約システムにリンクするだけ。簡単に始めることができます。
利用実績も200,000社と様々な業種から、最も選ばれている予約システムです。
決済を予約時点で済ませておく
完全に予約をホームページに任せたとしても、もしもの際に泣き寝入りは防ぎたいと言う場合には、予約時に決済を済ませておくことをおススメします。
予約システムでは、クレジットカードでの決済手続きが利用できるので前受金やキャンセル料を徴収することができます。
事前決済をしておくことで軽い気持ちで予約する人は減り、泣き寝入り被害を防ぐことができます。
前日に確認のメールを入れる
予約システムでは、予約時に携帯番号やメルアドを登録するのが一般的で、予約日の前日や前々日に確認のメール（リマインドメール）が自動的に発信されます。
予約の内容とお店（会社）の場所・連絡先以外に、万が一キャンセルをされた場合のキャンセル料のことなど、見逃されないように大切なことをしっかり含め、またタイトルにどんな要件なのかを記載し、開封されるようなメールを送信することで「ドタキャン」を防ぐことができます。
キャンセルポリシーを明記しておく
店（会社）側が定めたキャンセル料のことや注意事項を「キャンセルポリシー」といいます。
この「キャンセルポリシー」も無断キャンセルを減らす効果があるので、分かりやすい場所に明記することが大切です。
【キャンセルポリシーで決めておきたい内容】
- 何を持ってキャンセル扱いとするのか？
- キャンセル料が発生しない期間
- キャンセル料が発生する場合の金額（％）
- キャンセル料の請求方法 キャンセル料が発生しないケース
キャンセル手続きがしやすいようにする
キャンセルの受付が電話のみの場合だと、お客さんは営業時間内しか連絡できないため「無断キャンセル」が発生する可能性があります。
しかし、予約システムを使えば24時間365日いつでもキャンセルの受付ができるため、お客さんは時間を気にせず手続きができ「無断キャンセル」を減らすことができます。
また、キャンセルの手続きをされるとホームページ上ではその日時が自動的に空き処理「〇（予約可」され、新たな予約を受付できる状態となります。
万が一のキャンセル時もメンテナンスの手間が発生しません。
まとめ
如何でしか？
今日は、「無断のドタキャン防止になるホームページの予約システム」についてお話しました。
ホームページの予約システムは、新型コロナウイルス感染症拡大によって一気にブレイクしました。
美容室やヘアサロンでは早くから導入する店舗がありましたが、病院やクリニックなど医療分野はコロナの影響後から急激に導入されるケースが増えています。
また、塾や教室、士業やカウンセリング業などにも広がっていて、アフターコロナにおける店舗運営の新たな方法として注目されています。
導入をご検討の際にはご相談をお受けしますので、お気軽にお問い合わせください。
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